Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?

Article Invité

Merci à Agnès Lachenal, directrice de l'agence évènementielle Makae, pour sa constribution. Makae organise les moments forts de la vie de votre entreprise de manière efficace et audacieuse : séminaires, comités de direction, workshops, soirées d'entreprises, voyages d'incentives...

Ça y est, c’est le grand jour : vous avez décidé d’organiser l’événement de votre entreprise. Vous avez…. Des idées, parfois… Des aprioris de ce que vous ne voulez pas, fréquemment…
 
Mais par quel bout prendre le sujet ? La salle ? Le repas ?

• « et puis, comment va prendre la sauce ? »

• « On doit mettre de l’ambiance ? »

• « Mais, on a besoin d’ambiance ? »

• « Peut être que si on laissait la parole aux invités… ? »

Faire ou ne pas faire appel à une agence évènementielle ? 

Vous avez alors 2 solutions :

• Vous fouillez le net à la recherche des meilleurs tutos pour « organiser son event » mais qui se rapproche plus du tuto mariage ou EVJF et vous n’êtes pas plus aidé,

• Vous cherchez dans votre réseau, qui a bien pu avoir à faire à une agence événementielle, qui vous en a parlé « parce que tu sais, ils ont tout géré, c’était top ! »

Passons les détails, vous en arrivez à vous dire que l’agence serait LA solution.
Mais vous avez besoin encore d’un peu d’encouragement pour passer le cap, je le sens.

Alors voilà : L’agence de votre choix devra organiser, en votre nom, ce que vous lui demanderez (et ce que vous allez imaginer, jamais formuler, mais si vous ne l’avez pas, vous serez déçu), parlera à vos invités (collaborateurs, collègues, clients / prospects) sans les connaître (alors que vous oui !!) et surtout va imaginer un événement qui doit « vous ressembler »…. Impossible me direz-vous !
 
Et bien, non.
Désolée mais c’est bien là, la magie du travail d’une agence événementielle (pour entreprises). Leurs équipes vont vous poser tellement de questions que l’événement sera celui que vous avez imaginé.
 
On attaque le dur du sujet :
- « Pourquoi souhaitez-vous cet événement ? »
- « En organisez-vous souvent ? »
- « Quelle ambiance chez vous actuellement ? »
- « Avez-vous des messages à faire passer pendant l’événement ? »
- « Qui sera invité à cet événement ? » par exemple.

L'agence évènementielle : force de proposition

L’agence va alors réfléchir au format de l’événement, aux thématiques à aborder et à leur transcription en éléments physiques (lieu, restauration, animation, …) mais toujours en s’appuyant sur ce vous aviez en tête.

Leurs équipes vont notamment vous proposer le lieu. Non pas à la mode, ni le mieux référencé sur Google ou dont-tout-le-monde-parle-mais-n-a-jamais-pu-y-entrer car trop sélect. Non, ils vont vous proposer le lieu qui répond à votre besoin (capacité, accueil, style, effet sur les invités, accès,…) Ils vont même peut être vous proposer d’utiliser vos propres bureaux et les aménager (qui sait, les agences ont des idées parfois !).

Et ils vont ainsi dérouler tous les besoins de l’événement pour vous proposer dans une recommandation « dossier technique de présentation » ce qu’ils ont jugé être adapté à votre format.

Dedans, cela vous plait (ou non), cela mérite des ajustements (c’est normal, c’était une première version), cela donne d’autres idées (c’est normal, cela s’appelle le processus créatif). Mais jamais, jamais le client ne dit NON dès cette V1.

Pourquoi ? 

Comme dans tout métier, la première traduction existe aussi pour vérifier qu’on parle le même langage, qu’on a les mêmes références. « C’est moche » sera remplacé par « je n’aime pas, ce n’est pas mon goût », « je préfèrerai que… ». Cela va ainsi aider l’agence pour affiner la réponse.

La définition du budget de l'évènement

Le dossier est prêt, le budget est maintenant à détailler.

Tous les événements sont toujours trop chers pour les clients. Les agences le savent. Mais ce qu’elles savent aussi, c’est que le temps évalué lors de ce devis en V1 sera multiplié par 1,5, 2, voire 3 selon les dossiers. Que le client va demander à être accompagné à toutes les étapes du projet. Parce qu’en cours de route, le client va ajouter des prestations, des complexités. Parce que parfois, les imprévus qu’on a prévus font exploser le compteur-temps.
 
Les budgets pour les prestataires aussi sont toujours trop élevés. Mais, ça aussi les agences le savent. Pourquoi ? parce que c’est leur métier de prévoir l’imprévu.
Et l’imprévu dans l’événementiel, ça peut couter cher :
- Une autorisation supplémentaire avec une charge financière
- Un ajout de matériel pour faciliter une circulation, un affichage, des impressions de dernière minute avec livraison en urgence,
- Un camion à louer en plus pour la scénographie parce que le meuble de 3M de long ne rentre pas et qu’il faudrait faire plusieurs voyages (mais on n’a pas le temps), …
- On a 100 participants de plus, il faut un agent de sécurité en plus…
- On ajoute 2 heures de soirée, il faut allonger les contrats de prestations de tous les animateurs…
Bref, l’agence prévoit tous ces risques.
 
Et du coup, le budget est supérieur à celui que vous aviez imaginé (mais peut-être pas verbalisé d’ailleurs). Et l’agence, parce qu’elle veut vous séduire, va couper dans le vif. Ça veut dire qu’elle va acter de réduire le temps passé à accompagner son client (inquiet) et moins parler à ses prestataires (« on n’a pas le temps ») et donc risquer de ne pas passer les bonnes informations pour un déroulé sans failles.

Le client et l’agence trouvent un terrain d’entente sur le budget, l’événement a sa forme V1, que se passe-t-il maintenant ?

L'organisation en amont de l'évènement

Le client lui s’occupe de ses invitations dans certains cas, parfois juste pour donner les contacts ou relayer les invitations.

L’agence, elle, va gérer un planning de tâches parfois très long : entre les visites de repérages avec les fournisseurs, calage de temps de montage / démontage, quantité de décoration, choix de la restauration et repas test, choix des animations et parfois test grandeur nature, tout sera choisi, étudié, comparé, testé puis validé et adapté au client.

La durée de préparation varie selon la taille de l’agence, leur efficacité, le nombre de prestataires et le temps laissé dès le départ (parfois on organise moins d’un mois à l’avance :/)

Le client, tenu informé tout au long de l’organisation, ne s’inquiète pas. L’autre jour, il a juste précisé qu’il n’aimait pas la crème fraiche. Pas de souci, on adaptera le repas en conséquence.
« Et puis, le discours du président devra être retranscris en direct dans 180 pays », tiens un imprévu…
Le client le veut, il l’aura.

Ajout de prestation, réunion de calage, écriture du discours, répétitions,… tout sera mis en place pour rassurer le président qui n’a pas fait l’exercice depuis longtemps et que personne ne souhaite laisser en souffrance.

Le jour de l'évènement

Enfin, c’est le grand jour !

Pour le client, parce que techniquement pour l’agence, c’est le Grand Jour depuis le début du projet ! Mais ce jour-là, tout le monde est sur le pont, 8 ou 12 heures et parfois même plus avant l’arrivée des participants.

Et c’est le grand balai des installateurs, monteurs, techniciens, équipes de nettoyage, régisseurs, « équipes de comm’ qui viennent voir comment ça se passe ». Et là encore, la magie de l’agence opère : tous ces métiers qui ne parlent pas le même langage, sont en train de construire l’événement de vos rêves.

Le 1er invité arrive, le client est prêt.
L’agence aussi. Car c’est son rôle de s’assurer que tout soit prêt (enfin en apparence, parce qu’en réalité, les derniers imprévus ont lieu dans les 2 minutes avant l’arrivée du client). Mais on a l’habitude. On gère. C’est ça le métier d’agence événementielle pour entreprise. Le client ne s’en rendra jamais compte. Et c’est tant mieux. Sinon, à quoi bon passer par une agence ?

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