Le bureau sans contrainte grâce à la conciergerie d'entreprise Offiscenie

Ils sont devenus la référence de la conciergerie du quotidien de l'entreprise, recommandés par L'optimisme.com, Le Lynx, RetailmeNot, et Marc Dorcel et tant d'autres Office Managers : aujourd'hui, on vous parle d'Offiscenie.

Qualité d'écoute, bon contact et opérationnels sont leurs mots d'ordre pour vous proposer un service irréprochable. Nous avons rencontré Stephane Malherbe qui nous en dit plus sur leur aventure.

Bonjour Stéphane, peux-tu nous raconter l’histoire d’Offiscenie ?

Stephane Malherbe : Offiscenie est né d’une lente évolution de notre offre de service puisque historiquement, nous sommes des fournituristes de bureau. Nous sommes adhérents du mouvement « Plein Ciel » qui est le premier grossiste en fournitures de bureau.

La société s’est transformée progressivement en écoutant nos clients, qui ont commencé avec des demandes qui n’avaient rien à voir avec des demandes classiques de fournitures de bureau, mais par exemple : j’ai besoin de trouver des prestataires, j’ai besoin de monter des meubles ou de gérer un déménagement, etc. 

Tout ça nous a amené à nous interroger d’une manière plus générale en se disant, comment sont structurées aujourd’hui les entreprises pour assurer le fonctionnement au quotidien ? Pas seulement dans la problématique achat, mais dans l’intégralité des demandes qu’ont tous les entrepreneurs ou office managers pour assurer le bon fonctionnement de leur entreprise.

Aujourd’hui, nous sommes fiers d’avoir inventé la conciergerie du quotidien de l’entreprise. Dans le terme « conciergerie », nous nous sommes vraiment spécialisés dans tous les services du quotidien qui sont nécessaires pour faire fonctionner l’entreprise.

Est ce que tu peux me donner quelques exemples de ces services ?

S.M. : Offiscenie, ce sont cinq grandes familles de service et cinq experts métiers qui chacun assurent la bonne délivrance de nos services. 

C’est la possibilité en premier lieu d’obtenir une information gratuite pour trouver des prestataires, c’est également des services pratiques pour le bureau, comme par exemple la manutention, les transferts, les petits travaux, les déménagements ou les mises en déchèterie.

Ce sont également des prestations pour la qualité de vie au travail.  Quand vous souhaitez moderniser vos espaces de travail, c’est aussi un département service sur mesure, présent pour les demandes urgentes, atypiques et complexes dans leurs mises en oeuvre. On adore relever tout ces défis.

Et en dernier lieu, c’est notre métier historique, tout les produits pour le bureau : plus de 22 000 produits en stock qui vous permettent d’obtenir rapidement le bon matériel pour bien travailler.

Le témoignage de Florine Baisez, Responsable Administrative et Financière de Quantalys, sur sa collaboration avec Offiscenie

Concrètement, comment ça se passe de travailler avec Offiscenie ?

S.M : Le modèle de l’entreprise, c’est qu’il y ait zéro contrainte, à la fois en termes de coûts et en termes d’accès. Nos services sont donc « à la demande », que vous soyez une société de 2 ou de 500 personnes, notre objet à nous, c’est de répondre immédiatement, quand vous en avez besoin. 

La pertinence de l’offre, c’est que vous pouvez tout associer ou dissocier de ce que nous faisons. Très concrètement, vous pouvez très bien acheter des sièges de bureau, faire un demande de mise en déchetterie, tout cela en souhaitant déménager des collaborateurs en interne, et demander à notre assistant maitre d'ouvrage d'aménager un nouvel espace pour vos nouveaux sièges.

Comme on couvre toute cette chaîne, vous êtes libre d’associer ou dissocier tout ça, en fonction de votre besoin ou de votre structure.

Et comment fonctionne votre équipe ?

S.M : Nous sommes une entreprise de 15 personnes, notre particularité c’est que nous avons en interne toutes les expertises métiers pour répondre aux problématiques des clients. 

Le fonctionnement est simple : vous appelez un interlocuteur unique, vous exposez votre besoin, ensuite nous, en interne, on mobilise les ressources liées à la problématique. 

Ce que l’on souhaite, c’est qu'un(e) client(e) ait toujours la même personne au téléphone, qu'il ou elle ne passe pas de service en service quelque soit la nature de sa demande, sauf celles très techniques où une expertise fine est nécessaire.

Les qualités du service Offiscenie vu par leurs clients

Comment faites-vous, à 15, pour aborder autant de métiers différents ? 

S.M : Face à une demande, il y a deux possibilités :

• Soit nous avons le savoir-faire en interne pour pouvoir la gérer; 

• Soit, si nous ne l’avons pas, nous nous positionnons comme un assistant maître d’ouvrage, et nous contactons un prestataire que nous connaissons dont nous assurons et garantissons la qualité de service.

Nous pouvons par exemple, lorsque la volumétrie pour un déménagement est trop élevée, assister l’entreprise dans son cahier des charges, et recommander les meilleurs prestataires pour cette demande.

Justement, comment vos clients sont-ils structurés ? Qui est généralement votre interlocuteur ? 

S.M : La structure est très liée à la taille de l’entreprise, si c’est une entreprise de petite taille, c’est le dirigeant ou son assistant(e), qui sera notre interlocuteur(trice).

Dans le cadre d'une plus grosse structure, l’office manager ou le responsable des services généraux, seront généralement nos interlocuteurs, mais les deux structures ont une démarche de prise de contact similiaire, qui est : « Écoutez voilà, j’ai besoin ponctuellement de ça, merci de m’apporter une solution, et je décide ».

L'autre élément assez commun entre tous nos clients, c’est l’environnement de travail, qui n’est pas facile à gérer au quotidien, car souvent ces postes là manquent de ressources.

Notre rôle, nous, c’est de traiter tous leurs « petits cailloux dans la chaussure », et ce portrait robot est propre à tous nos interlocuteurs : Ils font tous face à une multitude de demandes et ont généralement assez peu de temps pour y répondre.

Le témoignage de Catherine Testa, Co-fondatrice de L'Optimisme.com au sujet de sa collaboraton avec Offiscenie

Est-ce que vous avez mis en place des choses très spécifiques pour garantir la satisfaction de vos clients ?

S.M : On accorde beaucoup de respect au cahier des charges. Ce qui nous a motivé depuis le début, vu que ce qui nous passionne c’est la relation client, c’est comment remercier le client, comment faire en sorte qu’il revienne et qu’il se dise « voilà, là, j’ai une boite avec qui j’ai plaisir à travailler », c'est ça l’âme de l’entreprise. On a toujours cherché à se différencier, à mériter cette fidélité, et ça, ça passe par l’innovation et une remise en question qui est assez régulière.

On délivre aussi de plus en plus d'information à valeur ajoutée à nos clients. Vous avez besoin de trouver des prestataires ? De trouver des fournisseurs et de les mettre en concurrence ? D’avoir une bonne information pour décider ? Adressez-vous à nous !

Et quel est l’avenir d'Offiscenie ?

S.M : Demain, c’est déjà bien définir l’entreprise comme la conciergerie du quotidien de l’entreprise, qui montre bien notre capacité à couvrir l’intégralité des besoins de l’environnement de travail de nos clients. 

Très récemment, nous avons ajouté de nouveaux éléments tel que les objets connectés à nos services. Cela se traduit par l’utilisation d’un boîtier, avec lequel vous pouvez prendre contact avec votre interlocuteur Offiscenie ou directement lancer une commande de produits pré-programmée.

La fusion entre l’activité historique de l’entreprise et des objets connectés permet concevoir une vie de bureau où l’Office Manager va pouvoir répondre à tous les besoins et les tracas de manière instantanée.

Pour finir, pourquoi Trustfolio est important pour vous ? 

S.M : C’est important d’avoir un outil qui combine le témoignage client avec des qualités, ça montre le savoir faire de l’entreprise, et surtout d’avoir une plateforme et un service qui permet de les authentifier et de les mettre en avant de façon simple nous a semblé très pertinent !

Pour en savoir plus sur Offiscenie, vous pouvez consulter :

• Les témoignages de leurs clients sur Trustfolio.

• Leur site internet.

Vous souhaitez bénéficier d'interviews, articles invités et autres mises en avant ? Trustfolio et son média communautaire de prestataires BtoB devrait vous plaire !