De 1 à 50 collaborateurs en 3 ans grâce au travail asynchrone

Le travail asynchrone s’est beaucoup développé depuis l’essor du télétravail. De nombreux chefs d’entreprise le mettent en place pour gagner en productivité, en autonomie et en confort de vie.

Pourquoi ce nouveau mode d’organisation remporte-t-il autant de succès ? Comment implanter le travail asynchrone dans son entreprise pour avoir des résultats ?

Nous en parlons avec Baptiste Lefranc-Morin. Baptiste est CEO de Spark, agence de Conseil en Marketing Digital, qu’il a structurée grâce au travail asynchrone. Aujourd’hui, il va nous partager ses conseils et ses retours d’expérience sur la mise en place de ce mode de fonctionnement.

Mais avant ça, faisons le point : c’est quoi, le travail asynchrone ?

Le travail Asynchrone : définition 

Le travail asynchrone désigne le fait que les collaborateurs travaillent sans avoir besoin d’être tous présents ou connectés au même moment. 

Le concept de travail asynchrone peut sembler complexe au premier abord alors que nous l’avons tous déjà expérimenté.

Par exemple, nous y avons recours en travaillant sur des documents Google. Lorsque chacun ajoute sa contribution et des commentaires sur le document pour que les membres de son équipe les lisent plus tard, il s’agit de travail asynchrone !

Travail asynchrone et télétravail 

Attention à ne pas confondre les deux concepts. 

Le télétravail désigne le fait de travailler à distance. Vous pouvez travailler à distance mais de manière synchrone, en participant à une réunion en visioconférence par exemple.

A l’inverse, le travail asynchrone ne concerne que la dimension temporelle. Vous pouvez être présent au bureau et travailler de manière asynchrone. 

Cela dit, le travail asynchrone est souvent couplé au télétravail, car il permet d’avancer rapidement sur ses tâches en autonomie, sans avoir besoin de la présence immédiate de ses collègues.

Mais cela ne doit pas faire oublier ses bénéfices au bureau, comme une plus grande flexibilité dans la gestion des salles de réunion par exemple, ce qui est très utile lorsque votre entreprise se développe.

Les bénéfices du travail asynchrone 

Le travail asynchrone a de nombreux avantages. 

1/ Un gain d’indépendance

Les collaborateurs gagnent en flexibilité sur l’organisation de leur temps de travail. Cela permet de réduire le stress causé par une organisation trop rigide et monotone. 

Cette indépendance a des conséquences positives tant sur le travail que sur le bien-être des salariés qui sentent qu’on leur fait confiance et se sentent responsabilisés. 

2/ Un gain de productivité

L’indépendance des salariés améliore leur productivité, car ils peuvent organiser leur temps de travail comme ils le veulent. Par exemple, ils peuvent placer leurs tâches les plus fastidieuses aux moment où ils sont le plus efficaces.

De même, ils peuvent travailler sans être interrompus.

Puisque les salariés apprennent à avancer en autonomie, ils ne dérangent pas leurs collègues lorsque ces derniers sont concentrés sur une tâche. Chaque session de travail est donc plus productive. 

Le gain de productivité se fait sentir aussi au niveau de l’équipe ou du service. Comme les salariés prennent leurs décisions seuls, ils n’attendent pas la validation de leurs managers, ce qui fait gagner du temps à tous les échelons de l’entreprise.

3/ Une communication différente mais plus efficace

La travail asynchrone favorise paradoxalement la communication interpersonnelle et facilite la collaboration.

Ce type d’organisation oblige les individus à communiquer par écrit. 

Écrire ces informations prend plus de temps que les échanger à l’oral mais permet d’être mieux compris. La communication écrite oblige en effet les collaborateurs à formuler avec clarté et concision le travail qu’ils ont produit et ce qui reste à faire.

De plus, elle permet de garder une trace de tous les échanges entre collaborateurs et donc de retrouver les informations plus facilement. 

Les limites du travail asynchrone 

Même s’il a des avantages, le travail asynchrone impose des défis aux chefs d’entreprise qui le mettent en place.

1/ Il faut bâtir une relation de confiance avec ses collaborateurs

Pour que le travail asynchrone fonctionne, il faut faire confiance à ses collaborateurs et déléguer des responsabilités importantes.

Ce type d’organisation ne convient pas à tous les salariés. Certaines personnes ont besoin d’être accompagnées et conseillées pour progresser, particulièrement chez les profils juniors.

Choisir le travail asynchrone implique donc d’être prudent lors des étapes de recrutement et d’être clair sur les attentes de l’entreprise. 

2/ Maintenir l’organisation est un effort constant

Naturellement, nous avons tous tendance à choisir la simplicité. Il est donc tentant de communiquer par mail, par téléphone et à l’oral plutôt qu’à l’écrit, via les outils collaboratifs. 

Il faut lutter contre cette tendance en rappelant sans cesse les bonnes pratiques et en formant les nouvelles recrues aux méthodes d’organisation de l’entreprise.

3/ Le travail asynchrone n’est pas applicable tout le temps.

Sa mise en place dépend de votre secteur et de vos tâches. 

Le secteur de la vente ou de la restauration nécessitent par exemple d’être présent en continu avec les clients. Le travail asynchrone est donc plus adapté aux métiers de gestion de projet et d’encadrement. 

Cela dit, la vie de l’entreprise ne peut pas être gérée complètement de manière asynchrone. 

Il restera toujours des moments en commun, comme des points avec le top management ou des points d’équipes.

3 conseils de Baptiste pour mettre en place le travail asynchrone

"Spark existe depuis 2019. Nous sommes en croissance continue depuis la création de Spark malgré la crise du Covid, et nous comptons désormais une cinquantaine de collaborateurs." explique Baptiste.

Voilà ses trois conseils à toute personne qui veut mettre en place le travail asynchrone.

1/ Trouvez un outil de travail collaboratif efficace 

De nombreux outils de gestion de projets existent sur le marché : freedcamp, trello, monday…

Testez en plusieurs, choisissez-en un et organisez la vie de l’entreprise grâce à lui pour en faire autant un outil de collaboration qu’un outil de communication.

Le but est d’y retrouver toutes les informations nécessaires.

Chez Spark, nous avons centralisé une bonne partie des informations de la boite sur un seul et même outil, Airtable :

• Les projets clients et toutes les tâches qui y sont associées
• Les comptes-rendus de réunion
• Les to do lists et le calendrier de tous les collaborateurs
• les feedbacks clients et feedback sur nos méthodes de travail
• les problèmes rencontrés et leurs solutions
• les bases de de données des clients, contacts, employés ou encore les factures

Cette organisation transparente nous permet de faire circuler l’information de manière optimale. Elle est organisée de manière claire et accessible à tous. 

Remplacer les réunions d’information, les remarques et les formations par des textes et des feedbacks écrits permet de mieux les préparer et de garder facilement une trace de ces remarques. 

En ce qui concerne la knowledge base, nous avons itéré (notion, airtable…) et avons finalement opté pour une solution interne, développée à partir d’un template webflow. Le coût d’entrée (temps de dév principalement) est largement compensé par 3 éléments :

• la possibilité de customiser cet outil, en fonction de nos spécificités (par exemple : possibilité d’upvote sur chaque article)
• la possibilité d’héberger ces pages sur nos serveurs (#seo)
• la possibilité de suivre des KPIs sur chacune des pages (nombre de vues) 

2/ Mettez en place des processus d’apprentissage

Vous devez :

• apprendre aux employés à utiliser les outils collaboratifs
• faire comprendre aux nouvelles recrues comment communiquer pour être compris par tous 
• créer des automatismes pour que l’organisation et la communication deviennent naturelles

Bien sûr, ces étapes ne sont pas forcément évidentes. Chaque collaborateur s’adapte plus au moins au fonctionnement. Parfois, cela ne fonctionne pas.

Mais cette base vous permettra de faire progresser votre boîte sainement.

3/  Conservez des moments en commun  

Ne cherchez pas à rendre toute la vie de votre boîte asynchrone. Une entreprise reste fondée sur les interactions sociales. 

Vous devez trouver un équilibre optimal entre efficacité et interactions afin de conserver une bonne ambiance et un esprit de groupe. 

Par exemple, chez Spark, nous avons délimité quelques moments privilégiés pour échanger : 

• Des échanges réguliers, chaque lundi, entre 3 collaborateurs pour échanger sur la semaine à venir et leurs projets en cours.
• Un événement de fin de semaine réunissant toute l’entreprise pour échanger brièvement sur les points importants de la semaine suivis par des discussions de groupe pour évoquer le travail accompli la semaine passée et son sentiment général. 
• Des réunions en 1 to 1 lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, pour faciliter les présentations et briser la glace, ainsi que des feedbacks à l’oral pour accompagner le collaborateur dans son adaptation aux outils internes. 

Ces moments sont brefs, ils durent souvent autour de 30 minutes. Mais ils permettent de garder un lien sans occuper trop de temps de travail.

Bien évidemment, à tous ces petits moments s’ajoutent les fêtes de la boîte comme notre récente célébration des 3 ans de Spark, mais c’est une autre histoire ;)

Conclusion

Nous voulons remercier Baptiste Lefranc-Morin pour ses conseils et nous espérons que vous avez mieux compris le concept de travail asynchrone.

Vous voulez en savoir plus sur l’agence Spark ? Découvrez les avis clients de Spark.

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Food for thought :

Les slides “culture” de Netflix, avec un modèle de management responsabilisant : https://www.slideshare.net/reed2001/culture-1798664