Entrepreneur (et parent) : comment optimiser son temps ?

"Comment optimiser son temps quand on est à la tête d'une entreprise en croissance (et qu'on a une famille) ?"

C'est LA question qu'on se pose tous en tant qu'entrepreneur. Et c'est exactement à ces mêmes interrogations qu'Henri, co-fondateur d'Avizio, a été confronté. En plus d'être papa de 3 enfants, Henri a vu Avizio passer de 0 à 20 employés en 2 ans.

Pour tout gérer de front, il a dû mettre en place une organisation au cordeau. Il a accepté de nous livrer ses secrets lors d’un live dont voici la vidéo et la synthèse écrite juste en-dessous.

Les 3 erreurs qui font perdre du temps

Erreur n°1 : Confondre occupation et agitation

Si on caricature à l’extrême, la plupart des entrepreneurs ont une espèce de boulimie d'activités.

En parallèle de leur entreprise ils ont souvent des réseaux d'entrepreneurs, des projets additionnels et bien sûr une vie personnelle à mener de front.

Bien souvent, on confond occupation de son temps et agitation. On imagine qu'il faut tout faire en même temps, qu’il faut tout lancer. Qu’il faut remplir ses semaines comme un dingue.

C’est l’erreur n°1 : confondre occupation et agitation

Erreur n°2 : Tout faire soi même

“Je me souviens au début d’Avizio avoir passé une semaine à déployer tout un outil de facturation par abonnement. J'ai sorti un outil absolument nickel. Le vendredi soir quand j'ai fermé mon PC, j’ai réfléchi et je me suis dit que l’abonnement ne serait pas une bonne idée en fait… Je venais de perdre une semaine à faire un truc totalement inutile. Et ça c’est un coup au moral quand tu sais que tu as 18 mois pour réussir et que passée cette deadline, tu arrives en fin de droits des allocations-chômage”.

Quand on est entrepreneur on a l’impression qu’on est jamais mieux servi que par soi-même. C’est une énorme erreur.

Erreur n°3 : ne pas “pricer” son temps

Beaucoup d’entrepreneurs n’ont aucune idée de combien vaut une heure de leur temps. C’est pourtant la clé pour pouvoir faire des arbitrages et bien allouer son temps.

“La question clé c’est : Est-ce plus rentable pour mon entreprise et pour moi de passer deux heures à faire telle action ou est-ce qu’il vaut mieux que je paye quelqu’un pour le faire ? C’est aussi simple que çà”

6 piliers pour optimiser son temps de travail

Pilier n°1 : l’agenda

Reprendre le contrôle de son agenda

“L'agenda est très peu défendu. On ne se rend pas compte à quel point il est central dans la vie de l’entrepreneur. L’agenda c'est ton temps. C’est comme ça que tu fais ton business.”

Beaucoup d’entrepreneurs subissent leur agenda. Ils sont même très disciplinés pour le subir.

“Quand il a notif à droite de mon écran, qui me dit “meeting”, je clique et j'y vais. Je suis un petit caniche devant mon agenda.”

La première décision forte, c'est de reprendre le contrôle de son agenda, de maîtriser son temps et ses priorités.

Créer des plages horaires - timeboxer

“Quelles sont les plages que j’alloue à mon temps de réflexion ? Quels sont les temps que j’alloue à des réunions récurrentes ? Au management ? À mes clients ?”

Pour reprendre le contrôle de son agenda, la première mission consiste à bloquer des plages horaires dédiées et bloquées inscrites dans son agenda. En productivité on appelle ça le timeboxing.

“Il y a beaucoup d’éléments de mon agenda qui sont inscrits en négatif . Certaines plages sont fermées parce que je fais du travail de focus. Sur ces plages personne ne peut prendre de rendez-vous.

Et puis il y a par exemple des créneaux dédiés aux prises de brief ou aux rendez-vous commerciaux. Et donc je paramètre mon calendrier pour que mes clients puissent prendre des rendez-vous sur ces créneaux.”

Dans la même veine, je valorise beaucoup mes déjeuners. Sur les 5 déjeuners en semaine, j'ai trois déjeuners clients, un déjeuner réseau et un déjeuner avec l’équipe. Ça a toujours été comme ça et je m'y tiens.”

Cette logique de plages fait écho à la loi de Parkinson. En effet, mettre des limites de temps sur vos tâches vous permet d’être plus efficace.

Un rendez-vous = maximum 45 minutes

“En 45 minutes on traite exactement la même chose qu’en une heure.”

L’avantage de cette méthode c’est qu’il vous reste 15 minutes pour envoyer l’email de suivi, rédiger un récapitulatif ou préparer le rendez-vous suivant.

Dans cette logique n’hésitez pas à vous interroger sur le temps nécessaire pour un rendez-vous. Pourquoi 30 minutes ? Est-ce qu’on ne peut pas le faire en 20 ?

Savoir décaler ses plages

“Si j’ai un rendez-vous avec un entrepreneur qui veut me demander un conseil, je suis ravi de l’aider mais s’il y a une priorité plus forte je décale le rendez-vous.” 

Il ne faut pas être coincé par son agenda et savoir décaler tous les rendez-vous qui perturbent votre journée.

Questionner les évènements récurrents

Ce n’est pas parce qu’un événement est récurrent dans votre agenda qu’il ne doit pas être remis en question.

“Il faut questionner très régulièrement vos événements récurrents. Est- ce qu'on a toujours besoin de faire un point toutes les semaines ? On ne passerait pas tous les 15 jours pour les gens confirmés ?

Vider son agenda

“Lorsque je travaillais chez Oyst et qu’une décision était actée en Codir, le fondateur Julien Foussard, nous demandait de vider nos agendas et de se consacrer à 100% à la décision tant que le problème n’était pas résolu.”

Votre agenda doit refléter ce qui est prioritaire. Il faut donc être capable d'une certaine radicalité et de reconsidérer régulièrement ses impératifs.

“Mon agenda est un mélange entre une rigidité monolithique et une souplesse totale parce que tout doit pouvoir changer au regard de la priorité.”

Pilier n°2 : challenger les réunions

Refuser toutes les réunions inutiles

Il ne faut pas confondre une invitation et une convocation. Si vous êtes invités à une réunion : est-ce utile que vous y soyez ? Est-ce qu’on a vraiment besoin de vous ? Pour quelles raisons devez-vous être présent à cette réunion ?

Si les raisons ne sont pas valables alors refusez le point. N’ayez pas peur de refuser une réunion.

Une réunion = un ordre du jour précis

Dans cette logique, vous devez interroger l’utilité du point et les sujets qui vont être traités pendant la réunion. S’il n’y a pas de déroulé précis, refusez la réunion.

“Quand quelqu'un dans mon équipe me bloque un créneau, s'il n'y a pas d'agenda, je refuse le point.”

Pilier n°3 : combattre la procrastination

To-do list

La base de l’organisation de votre agenda c’est la to-do list. 

Une to-do liste vous engage, c’est un premier pas vers la réalisation de la tâche. Elle vous permet également de vous décharger mentalement des tâches à faire et de vous concentrer sur les actions à faire.

La matrice d’Eisenhower

Quand on est entrepreneur, on doit jongler avec beaucoup de tâches. Le risque c’est de se perdre en route et de se laisser absorber par quelque chose qui n'était pas prévu.

La matrice d’Eisenhower est un bon outil pour distinguer l’urgent, l’important, le pas urgent et le non important et planifier en conséquence.  

“Si tu fais l'effort d'arriver 5 minutes plus tôt au bureau, tu peux tracer la matrice sur une feuille de brouillon et la garder à côté de toi toute la journée. Ça aide à rester concentré sur l’essentiel”

Pilier n°4 : Inbox 0

“J’ai découvert le concept un peu sur le tard en lisant l’article Mettre en place la méthode Inbox 0 sur le blog Follow Tribes.”

Il existe différentes méthodes pour être en Inbox 0 ou Notification 0 à la fin de la journée où de la semaine. L’essentiel est de s’y astreindre pour gagner en sérénité.

“Je suis assez sensible, par exemple, au nombre de notifications sur mon téléphone. Quand j'en qui traîne sur mon téléphone, ça me tient. Le fait de me coucher sans notifications le soir, ça m'a donné une respiration incroyable”.

Pilier n°5 : utiliser la dictée vocale

“Je me suis mis dans les dernières années à utiliser beaucoup la dictée. Les technologies de dictée sont en fait assez bluffantes et beaucoup plus puissantes que ce qu'on peut penser. Par exemple, la technologie dictée de Google Docs est très, très bonne et elle est même plutôt meilleure que celle de l'iPhone.”

Ça marche très bien et ça fait gagner des précieuses minutes.

Pilier n°6 : Savoir déléguer et externaliser

“J'ai très rapidement délégué beaucoup la partie administration du bureau avec un prestataire externe. Et puis, très tôt, on a recruté ensuite une RAF. Avec mon associé on s’est très rapidement dit plutôt que de faire des choses pas très rentables, comme commander du café, est-ce qu’il ne vaut mieux pas que j’aille gagner 1200€ en faisant du conseil une fois de temps en temps. On a donc dans les premiers mois de l’entreprise gardé une activité annexe pour pouvoir se payer les bureaux, l’office management et tous les services chronophages”.

J’ai aussi fait du troc de compétences pour notre identité de marque. J’ai proposé à une agence de communication une journée de mon temps pour les aider sur leur stratégie commerciale contre une identité de marque complète.”

Quand on parle d’externalisation tout ça est à bien évidemment à mettre en regard des capacités financières de l’entreprise. Mais il faut surtout le mettre en perspective avec ce que peut vous rapporter votre temps (l’erreur n°3). Dans beaucoup de cas, vous avez intérêt à déléguer ou externaliser !

Maintenir un équilibre pro / perso

L’entrepreneuriat est un marathon. Pour garder le moral et la santé, il faut maintenir un équilibre professionnel - personnel.

Bloquer des plages de “rien”

“Je ne sais pas s’il faut le recommander. Mais moi, j'ai besoin de plages de rien. Ce sont des plages ou je n'ai rien véritablement : pas de coups de téléphone, pas d'impératifs, pas de mails, pas mon portable dans les mains, pas de la musique dans les oreilles, pas une conversation avec quelqu'un. En bref, un silence intellectuel qui va permettre de laisser un tout petit peu divaguer.”

Les deux avantages de ces plages de rien : 

• Prendre du recul et permettre à son cerveau de se reposer, d’assimiler et de faire le lien entre les différents éléments

• Garder un équilibre de santé mentale

“C'est aussi la condition sine qua none pour arriver chez soi dans sa vie de famille. En étant redescendu de sa journée. De mon côté, j’en ai une quotidienne quand je termine la journée, en montant sur mon scooter. C’est pour ça que je refuse impérativement de m'installer un casque téléphonique”

Savoir couper

Que ce soit en fin de journée ou le week-end, il faut savoir couper du travail. Il existe une limite physiologique théorisée par la loi d'Illich

“Je ne travaille jamais le week-end. Il m'arrive de remettre le dimanche soir une heure, mais c'est souvent pour préparer mon agenda. Quand je rentre chez moi le soir, on a une heure de temps avec les enfants et une heure ensemble sans travailler.

Dans les grosses périodes, un, deux, voire trois, trois soirs par semaine, on retravaille ensemble avec ma femme. Mais on s’astreint à ne pas mélanger et garder des temps en famille et pour nous”. 

L’impératif familial

“Je suis toujours surpris par la bienveillance quand ça m’arrive d’annuler un rendez-vous en dernière minute pour aller chercher mes enfants. Ça ne dérange personne. Il y a un impératif familial et c’est accepté par tous”.

N’ayez pas peur de bousculer votre agenda pour un impératif familial.

Faites une place à vos impératifs familiaux dans votre agenda professionnel. Votre agenda professionnel doit intégrer les créneaux personnels.

“Dans mon agenda, visible par toute l’équipe, le mercredi soir, il y a écrit “aller chercher les enfants”. Il y a bien plus de porosité de ma famille vers mon boulot que l'inverse.”

Avoir des activités en dehors du travail

Un des moyens de garder un bon équilibre est aussi d’intégrer des activités en fonction de ses affinités.

“Tous les lundis soirs, je suis à l'entraînement de rugby. Je suis un peu obligé d’y aller sinon je me fais chambrer. C'est la seule façon pour moi de continuer à intégrer du sport.

J'ai aussi un club de business angels, un groupe de directeurs commerciaux, des copains… Je travaille beaucoup mais j’ai aussi beaucoup de moments de respiration”

“Ces réflexions sont le fruit de mes premières années d’entrepreneuriat mais je suis en perpétuelle quête sur le sujet. Je n’ai pas trouvé de bible de l'organisation, de bouquin qui te dit comment être organisé. La clé, c'est d'être en permanence en recherche de nouvelles idées, de nouveaux outils. Je lis des articles, je questionne mon équipe et d’autres entrepreneurs pour tout le temps chercher de l'inspiration. En effet, la gestion du temps et la productivité sont avant tout des sujets très personnels. Pour trouver son mode de fonctionnement il faut tester et itérer de nombreuses méthodes et outils."

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