Externaliser les RH : l'outsourcing est-il la bonne solution ?

le mardi 7 décembre 2021

En matière de ressources humaines, toutes les entreprises sont confrontées un jour ou l’autre à des challenges. L’outsourcing grâce à un prestataire externe peut être une solution. Encore faut-il le faire au bon moment et sur les bons sujets. En effet, les domaines RH sont protéiformes et peuvent regrouper des sujets aussi variés que le recrutement, la gestion de la paie, la gestion des carrières et la gestion du personnel mais aussi le droit du travail, les contrats de travail, les plans de formation et bien plus encore. Tour d’horizon sur l’externalisation RH en BtoB.

Que signifie “externaliser les RH” ?

Externaliser, ou outsourcer, correspond à la sous-traitance d’une partie ou de de l’entièreté d’une mission par une entreprise ou organisation. Ainsi, l’externalisation des ressources humaines correspond au fait de confier à un cabinet spécialisé les tâches RH pour lesquelles aucun collaborateur ne possède la compétence interne ou les ressources temps nécessaires. Un manque de ressources est en effet souvent à l’origine d’un questionnement au sujet de la gestion des ressources humaines et leur éventuelle externalisation. Temps, compétences, moyens, les raisons sont nombreuses.

Pourquoi externaliser la gestion des ressources humaines ?

L’externalisation des ressources humaines peut se faire pour de nombreuses raisons, ce qui fait tout autant d’avantages à opter pour cette solution. Parmi les avantages de l'externalisation rh on peut citer :

Obtenir de nouvelles compétences

Limiter vos dépenses

Gagner en souplesse

Réduire les erreurs

Pourquoi ne pas externaliser la gestion des ressources humaines ?

L’externalisation rh peut ne pas être la solution pour votre problématique. Il est nécessaire de mettre à plat vos besoins à travers la règle des 4C. Cette méthode très utilisée dans le domaine RH vous aide à déterminer s'il est pertinent de faire appel à un cabinet d'externalisation rh.

La fonction RH que vous souhaitez externaliser est-elle complexe ? Faut-il des connaissances et compétences techniques particulières pour cette activité ?
La fonction RH que vous souhaitez externaliser est-elle chronophage ? Cette activité requiert-elle beaucoup de temps ?
La fonction RH que vous souhaitez externaliser est-elle critique ? Cette fonction rh est-elle contrainte par des réglementations qui peuvent sanctionner votre activité en cas d’erreur ou d’oubli ?
La fonction RH que vous souhaitez externaliser est-elle circonscrite ? Est-ce que cette activité implique différents services et rôles dans votre entreprise ?

Ainsi, si le processus rh que vous souhaitez externaliser n’est ni complexe, critique ou chronophage, l’outsourcing n’est probablement pas pour vous. Il y a d’autres inconvénients possibles à prendre en compte lors de votre prise de décision au sujet de l’externalisation rh :

Un coût trop élevé : l’externalisation rh coûte de l’argent, comme toutes les externalisations. Attention à ce que les bénéfices soient plus élevés que l’investissement de départ. Typiquement, pour un besoin saisonnier, faire appel à une agence d’intérim est plus pertinent que la signature d’un contrat long terme avec un cabinet de recrutement.
Un temps alloué trop important : lors d’une collaboration avec un prestataire rh, que ce soit au sujet de la gestion administrative au quotidien ou plus ponctuellement du recrutement de nouveaux talents, votre entreprise doit prévoir un temps de mise en œuvre et d’accompagnement. Si le temps prévu est trop important, au point de gêner le fonctionnement même de votre entreprise sur des tâches de fond, peut-être que l’externalisation rh n’est pas adaptée.
Un changement d’organisation trop important : externaliser une fonction rh signifie aussi accepter de ne plus tout contrôler à ce sujet. Cela peut représenter un changement trop important pour les équipes ou pour le directeur des ressources humaines (DRH) qui peut avoir l’impression qu’on ne lui fait pas confiance pour gérer certains sujets.

Pour qui l’outsourcing des RH est-il la bonne solution ?

L’externalisation rh est-elle la bonne solution, et a fortiori la bonne solution pour votre entreprise et sa direction des ressources humaines ? Cette question requiert une connaissance profonde de votre organisation ainsi que de vos objectifs qui passent par des processus rh. En effet, ce choix de passer par un prestataire rh repose sur votre type de structure, sur la façon dont votre entreprise organise son management et sur le type de besoins rh que vous avez.

Comment fonctionne l’externalisation RH ?

Faire appel à un prestataire rh, que ce soit pour la gestion d’un nouveau type de contrat de travail, le sourcing de nouvelles recrues ou la mise en place d’un logiciel de sirh, nécessite de la préparation et des connaissances. Mais pas de panique, les cabinets d’externalisation rh sauront vous accompagner si vous n’avez jamais eu recours à ce genre de prestataire. En attendant, voici une introduction pédagogique pour vous aider à préparer votre collaboration avec votre futur prestataire rh.

Par qui passer ?

Les acteurs de la gestion des ressources humaines auxquels vous pouvez faire appel sont nombreux et variés. Il peut autant y avoir des cabinets 360° que des logiciels spécialisés ou encore des consultants ou freelance dédiés. Le choix entre ces différents prestataires est influencé par votre budget, le temps que vous pouvez consacrer au suivi de ce projet et l’organisation même de votre entreprise.

Si vous avez un besoin pour un travail ponctuel mais qui doit être effectué rapidement, il est plus pertinent de vous tourner vers un cabinet spécialisé qui pourra répondre rapidement à votre besoin.

Si au contraire vous avez besoin d’un accompagnement plus complet sur le long terme, faire appel à un cabinet 360° vous apportera une solution complète et adaptée à vos attentes.

En cas de budget serré, faire appel à un freelance pour une tâche précise vous apportera l’expertise nécessaire à prix réduit.

Quels sont les différents modes d’outsourcing RH ?

L’externalisation rh peut prendre différentes formes, qui sont à sélectionner et combiner pour répondre au mieux à vos problématiques.

Le logiciel de gestion : les logiciels dits SIRH, ou système d’information de ressources humaines, vous permettent une semi externalisation grâce à un logiciel qui vous guide au quotidien sur des processus RH
Le temps partagé : format de prestation de service de plus en plus développé, le part-time vous permet de bénéficier de l’expertise d’un responsable RH quelques jours ou heures par mois sans avoir les dépenses associées à un salaire complet si vos besoins ne nécessitent pas une présence complète
Le consulting ou le freelancing : faire appel à un indépendant ou un cabinet qui vous dédie un consultant spécialisé pour une mission précise et limitée dans le temps vous permet de répondre à un besoin court et spécifique
La sous-traitance : comme tout type de sous-traitance, pour la fonction rh il s’agit de faire appel un cabinet pour une mission long terme comme la gestion de la paie ou le recrutement.

Quels sont les budgets en externalisation rh ?

Avoir un ordre d’idée des prix pratiqués par les prestataires rh vous permet entre autres d’évaluer si l’outsourcing est la bonne solution pour votre entreprise. A titre d’exemple, voici quelques fourchettes. Attention cependant, ces tarifs fluctuent en fonction de l'expérience, de la spécialisation, du type de la prestation et de bien d’autres facteurs.

Recrutement d’un poste : soit un par système de forfait, soit par pourcentage du salair annuel du candidat, en moyenne entre 15 et 20%
Formation sur site : à la journée, entre 1000 et 4000€, en fonction de la spécialisation et du matériel nécessaire
Avocat spécialisé en droit du travail : les honoraires s'échelonnent entre 100 et 500 € de l’heure
Responsable RH à temps partagé : le Taux Journalier Moyen est fixé en fonction de l'expérience de la personne, en moyenne entre 400 et 1000€
Gestion complète de la paie : en moyenne il faut compter 25€ par fiche de paie

Si ces prix vous semblent inabordables pour votre entreprise, il existe des solutions de financement extérieur. Les aides de la DIRECCTE peuvent vous permettre de faire financer des actes de recrutement et d'amélioration de la gestion RH par exemple. Pour le recrutement spécifique d’alternant ou la formation de vos collaborateurs, vous pouvez faire appel à l’OPCO de votre branche de métier.

Quels choix faire dans la priorisation de l’externalisation rh ?

En cas de budget ou temps limité à allouer à votre externalisation rh, vous allez devoir choisir les processus rh prioritaires à confier à un prestataire dédié. Si vous hésitez entre différentes tâches à externaliser, voici les priorités à prendre en compte :

La tâche a-t-elle une forte valeur ajoutée ? S'il s’agit d’une tâche RH chronophage mais qui n’apporte pas ou peu de valeur à votre entreprise, comme la gestion de paie par exemple, n'hésitez surtout pas à l’externaliser.
Pouvez-vous allouer du temps au suivi du prestataire RH ? Si vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour effectuer le suivi nécessaire, investir dans l’externalisation rh risque de ne pas vous apporter suffisamment de valeur.
De quel budget disposez-vous ? En cas de choix à faire entre les différentes tâches RH à externaliser, le budget disponible peut vous aider très rapidement à trancher.

Avec tous ces éléments, vous êtes désormais à même d’estimer si l’outsourcing RH est la bonne solution pour votre entreprise. Vous avez déjà une petite idée et souhaitez par exemple être accompagné sur la question du recrutement ? Vous allez adorer notre classement des meilleurs cabinets de recrutement ! Et en cas de besoin plus larges concernant vos sujets RH, tous les prestataires RH présents sur Trusfolio disposent de témoignages certifiés !

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