Weave recommande ID Capture (Ex Smartbeam)
Virginie Colonval
Fondatrice & CEO, Chez Weave
Évaluer correctement les changements et les risques liés à la planification pour anticiper leur impact sur le budget du projet est un enjeu majeur pour Weave. Notre travail, en tant que Project Managers, consiste à faire en sorte de respecter le budget, les délais et un niveau de qualité élevé tout en assurant la coordination des partenaires. Grâce à Smartbeam la gestion des budgets est beaucoup plus facile. Nos clients disposent d'un compte rendu actualisé de ces dépenses ainsi qu’un accès facilité à l’ensemble des factures et contrats. En tant que gérante, j’ai une visibilité en temps réel et je sais que le reporting des projets est à jour. Cette rigueur s’inscrit dans les valeurs que nous essayons de transmettre à nos clients.
À propos de Weave ?
Résumé de la collaboration
Problématique
Dans un contexte économique inflationniste, Weave rencontrait des difficultés pour transmettre des budgets de construction fiable à ses clients et les suivre de manière transparente dans la durée. D’autant que le suivi se faisait dans plusieurs outils : Excel, Word, emails,... La fondatrice de Weave recherche un outil pour optimiser le suivi des budgets.
Proposition
Au-delà de la centralisation de l’information, Smartbeam permet aussi à Weave de structurer leur processus interne de gestion de projet pour absorber leur croissance sereinement. Avec Smartbeam, les collaborateurs sont rapidement formés sur la base d’un processus et d’une méthodologie standardisée de suivi de budget simple et carrée.
Résultat
Grâce à Smartbeam, Weave a économisé 4 heures par semaine en passant de 5 outils de suivis de budget Excel à une plateforme gagnant ainsi en fluidité, en transparence et en confiance avec ses clients. Au-delà de la centralisation de l’information, Smartbeam permet aussi à Weave de structurer leur processus interne et de croître sereinement.
Le client
Weave est une jeune société dynamique de gestion de projets immobiliers.
Leur mission est d’accompagner et conseiller des clients investisseurs, promoteurs ou maîtres d’ouvrages publics, qui ont des projets immobiliers de petite à grande taille. Ils offrent un service à la carte qui va de l’étude de faisabilité, la réalisation des budgets, planning, appel d’offres, suivi de chantier, etc.. avec l’intégration de considérations environnementales et écologiques tout au long du projet.
L’équipe se veut soudée grâce à la dynamique positive qu’ils cultivent dans tous leurs échanges avec les différents partenaires.
Il cherchent sans cesse des pistes d’amélioration pour garantir une grande efficacité dans le suivi des projets (outils, plateformes, base de données, formations, etc.).
Les enjeux
Dans un contexte économique inflationniste et variable Weave rencontrait des difficultés pour transmettre des budgets de construction à jour à ses clients et les suivre de manière transparente dans la durée.
D’autant que le suivi se faisait dans plusieurs outils : Excel, Word, emails,...qui dispersait l’information.
Ce mode de fonctionnement engendrait :
- De la complexité dans le suivis des modifications
- Des erreurs de calcul ou d’encodage dans les budgets
- Un manque de visibilité sur l'historique de ce qui avait déjà été facturé ou non
- Une difficulté à suivre de ce qui était compris dans le contrat et sur quelle base (cdc, métré..)
- Une perte de temps dans le suivi et la relance des appels d’offres
La fondatrice de Weave souhaitait implémenter un outil pour leur permettre de se concentrer sur les tâches pour lesquelles les assistants à maîtrise d’ouvrage ont une véritable valeur ajoutée.
La solution mise en place
Grâce à Smartbeam, Weave a pu faire économiser à ses collaborateurs 4 heures par semaine en passant de 5 outils à 1 seule plateforme centralisée gagnant ainsi en fluidité en transparence et en confiance vis à vis de ses clients.
Chaque client peut désormais, à distance, avoir une vue claire à un instant T du budget, des appels d’offres en cours, des commandes passées et des factures.
Au-delà de la centralisation de l’information, Smartbeam permet aussi à Weave de structurer leur processus interne de gestion de projet pour absorber leur croissance sereinement. Avec Smartbeam, les collaborateurs sont rapidement formés sur la base d’un processus et d’une méthodologie standardisée de suivi de budget simple et carrée.
Smartbeam facilite également le management de Virginie Colonval, vis-à-vis de ses équipes qui peut accéder au suivi en direct, aider ses équipes dans l’optimisation de leur travail et des chantiers et consacrer son temps sur du conseil à valeur ajoutée.
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