BPC recommande ID Capture (Ex Smartbeam)
Jérome Neve
Ingénieur de projet, Chez BPC
Après une première utilisation de Smartbeam sur certains chantiers, les équipes ont décelé un réel potentiel pour le suivi financier mais également pour le suivi du LEAN planning. C'est à ce moment que l'on s'est retourné vers Smartbeam pour pouvoir intégrer ce suivi LEAN dans l'application et ce pour l'ensemble des profils que constitue une équipe de chantier (contremaître, conducteur, ingénieur, chef de projet, ...). Smartbeam a répondu favorablement à la demande et a offert des solutions permettant de répondre à nos attentes pour rendre l'application facile d'utilisation sans pour autant perdre dans son efficacité. Chaque membre de l'équipe peut l'utiliser ce qui rend les états d'avancement collaboratifs tout comme le suivi de l'avancement LEAN. Cela permet de réduire considérablement la charge de travail en fin de mois lors de la réalisation des accords de facturation.
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À propos de BPC ?
Acteur majeur du secteur de la construction, BPC Group construit et rénove à Bruxelles et en Wallonie des ouvrages de toutes tailles pour les marchés privés et publics. Fort d’une ...
Résumé de la collaboration
Problématique
Depuis plus de 150 ans, BPC Group a développé son expertise dans le domaine de la construction grâce à ses valeurs de confiance, qualité et partenariat. Afin de gagner en qualité et en temps de suivi, il devenait urgent pour BPC d’optimiser et d’automatiser les processus des états d’avancement, le tout dans leur démarche de digitalisation.
Proposition
L’offre de Smartbeam auprès de BPC s’est faite en 2 grandes étapes. Tout d’abord une phase de test sur certains chantiers afin de vérifier que les contours de l’application correspondaient bien au besoin. Puis dans un second temps, la construction d’un cahier des charges visant à améliorer l’application Smartbeam et ainsi ajouter les fonctionnalités essentielles au quotidien sur les chantiers.
Résultat
Résultat : une application complète qui permet à tout une équipe de chantier (contremaître, conducteur, ingénieur, chef de projet, ...) de suivre et mettre à jour les avancées au quotidien. Désormais Smartbeam est présent sur 50% des chantiers BPC et permet ainsi un gain de temps considérable sur le suivi de l’avancement ainsi que la facturation.
Le contexte
Fort de plus de 150 ans d'expérience dans le domaine de la construction, l’entreprise belge BPC Group œuvre à Bruxelles et en Wallonie pour les marchés privés comme publics.
En 2021, le constructeur belge est en pleine réflexion autour de sa digitalisation et n’hésite pas à mettre les moyens, notamment à travers un comité dédié. Cette réflexion est le fruit de recherches autour de l’optimisation des processus et de la volonté de toujours plus d’efficacité autour de son expertise en construction.
C’est dans ce cadre que BPC Group a fait appel à Smartbeam et son application de centralisation des états d’avancement des chantiers.
Au programme de cette collaboration, car il ne s’agit pas seulement d’une application, on retrouve des améliorations régulières concoctées par l’équipe Smartbeam, afin de répondre au plus près aux besoins quotidiens de BPC sur ses chantiers.
Les enjeux
Un certain nombre d’outils et de méthodes étaient à revoir afin de répondre au besoin de digitalisation et de modernisation des procédures de BPC Group.
En effet, la multiplication des outils rendait le suivi des chantiers très chronophage.
Le contrôle des travaux réalisés et présentés lors de réunions hebdomadaires, était effectué sur papier puis dans un Excel, par lieu et par tâche du planning lean.
Pour la facturation mensuelle, les modifications et quantités réalisées étaient suivies et contrôlées via des e-mails et des versions de fichiers Excel propres à chacun des intervenants.
Enfin, la version finale devait être saisie dans l’ERP de l’entreprise BPC pour assurer le suivi comptable avant paiement.
Conséquence de ce fonctionnement complexe : une perte de temps, un risque d'erreur de saisie et de perte d’information qui pouvait mener à des contentieux lors de la facturation par exemple voire même un retard.
La réponse apportée
L’application Smartbeam a répondu au besoin de centralisation des informations de suivi des chantiers de BPC. D’abord testée sur 3 chantiers pilotes, l’application a été déployée sur une dizaine de chantiers - soit 50% des chantiers en cours.
Disponible sur ordinateur, tablette et mobile, l’application Smartbeam apporte la flexibilité et praticité nécessaire pour un suivi de chantier.
Grâce à l’application, les surveillants des travaux peuvent cocher directement sur le chantier les tâches du planning lean effectuées, en fonction de sa localisation. Les réunions de suivi hebdomadaires sont ainsi fluidifiées, avec un visuel clair de la situation.
Autre avantage : le calcul des états financiers mensuels est automatiquement pré-rempli, centralisé et visible en ligne par chaque partie. Il est mis à jour sur la base de l’échéancier de paiement préalablement défini avec l’entreprise partenaire et fonction de la réalisation de chaque tâche lean du planning et modifications éventuelles en cours de travaux.
Les résultats obtenus
Avec des résultats plus que parlants, l’utilisation de l’application Smartbeam par BPC Group en quelques chiffres et informations clefs c’est :
Une répartition des tâches facilitée
Une division du temps de suivi divisé par 2
Une vue récapitulative de l’avancement de chaque chantier découpée par zone, par lot, par tâche, par prestataire
Une relation de qualité et de confiance avec l’équipe Smartbeam qui développe des fonctionnalités complémentaires dès que le besoin se fait sentir afin d’aller encore plus loin dans la centralisation digitale
L’application est intuitive et facile à prendre en main pour toutes les parties prenantes, ce qui est le résultat le plus agréable au quotidien.
Chronologie de la collaboration
Rencontre lors de prospection de la part de Smartbeam. BPC prend alors conscience de l’existence de solutions digitales qui répondent à ses enjeux
Début de la définition des besoins à travers un cahier des charges dans l’optique d’amélioration des fonctionnalités nécessaires à BPC Group
L’application a tout d’abord été testé sur 3 chantiers, avec un temps important de configuration et de formation, avant d’être généralisée
Dans le cadre de la digitalisation des process BPC, Smartbeam a pris part aux discussions avec le comité digital
Le suivi est désormais mensuel afin de faire le point sur l'avancement des différents chantiers gérés via l’application SMartbeam
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