aCMG recommande ID Capture (Ex Smartbeam)
Juliette Auguste
Office Manager, Chez aCMG
Smartbeam nous permet de proposer à nos clients un reporting financier plus fiable, de centraliser les données et de fluidifier le cycle de signature des demandes de paiement entre tous les intervenants.
5 Qualités recommandées
À propos d'aCMG ?
La stratégie de CG Talon, unique, est de considérer les biens immobiliers sur la totalité de leur cycle de vie, ce qui permet de les développer, les planifier, les réaliser ...
Résumé de la collaboration
Problématique
Dans sa mission d’assistance à la maîtrise d’ouvrage, aCMG doit notamment réaliser le contrôle des dépenses du chantier. Ce suivi était fait sur Excel avec une série de tâches laborieuses et chronophages (double saisie d’information, signature manuscrite, nombreux emails... Cela compliquait également le délai de règlement des factures et éclipsait la valeur ajoutée d’aCMG.
Proposition
Après une rencontre avec Smartbeam, aCMG a décidé de lancer un pilote de l’application de suivi financier sur un chantier de grande envergure : la modernisation des 26 000 m2 du building bruxellois Tour Louise (ex-Generali). L’objectif : permettre le suivi en temps réel par son client Patrizia et la centralisation de toutes les informations nécessaires au suivi financier du chantier.
Résultat
Avec plus de 350 certificats de paiement générés dans Smartbeam, aCMG a gagné un temps et une précision non négligeable dans le suivi financier du chantier The Louise. Au-delà des résultats chiffrés, la collaboration s’enrichit d’optimisations régulières. C’est le cas notamment de la fonctionnalité de signature électronique qui a été adoptée à l’unanimité.
Le client
Créée en 2010, aCMG exerce une activité de Maîtrise d’Ouvrage Déléguée, Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, Conseil, valorisation, budgétisation, gestion de projet et suivi de chantier auprès d’investisseurs et d’utilisateurs.
Composé d’une quinzaine d’experts du domaine de l’immobilier et de la construction, leurs compétences couvrent tous les aspects nécessaires à la réalisation de projets immobiliers d’envergure du montage au suivi des travaux et pour tout type de projets (bureaux, hôpitaux ou logements).
Dans le cadre du projet de modernisation de The Louise, tour bruxelloise qui figure à l’inventaire du patrimoine architectural, aCMG a été sollicité par le promoteur Patrizia dès l’étude de faisabilité.
Les enjeux
Faire passer la Tour Louise, un monument des années 60, à l’époque contemporaine, tant à l’échelle du confort que de la consommation d’énergie représente un certain challenge pour aCMG.
Ce projet étalé sur plus de deux ans requiert la participation d’une 20aine de professionnels, prestataires et autres experts de la rénovation immobilière. Or faire travailler autant de personnes de manière fluide et efficace nécessite une organisation millimétrée.
Les enjeux de ce projet sont nombreux et complexes. En effet cela demande une planification détaillée, un contrôle financier rigoureux et une mise à jour quotidienne du suivi de la facturation.
Ce projet a été l’occasion de traiter l’enjeu majeur d’aCMG au quotidien : le nombre considérable de factures à traiter qui entraîne une charge de travail importante et chronophage, accompagné d’une visibilité limitée pour ses clients.
La collaboartion
Pour être à la hauteur de la mission confiée par le promoteur, l’équipe d’aCMG a souhaité franchir un cap en remplaçant le suivi financier fait sous Excel par un outil digital plus performant.
Avec 300 certificats de paiement générés automatiquement et approuvés dans l’application, le déploiement de Smartbeam a représenté un gain de temps considérable (40% plus rapide) pour l’équipe d’aCMG et leur client Patrizia.
Grâce à Smartbeam, aCMG peut :
- Fluidifier la communication avec le client et les consultants
- Eviter les erreurs
- Constater les problèmes plus facilement
- Conserver un historique du projet
- Accélérer l’approbation et les délais de paiement
- Faciliter l’accès à l’information pour l’ensemble des parties prenantes
Depuis le début de la collaboration, l’équipe Smartbeam fait preuve de réactivité et propose régulièrement des optimisations à aCMG. C’est le cas de la signature électronique adoptée à l’unanimité.
La relation privilégiée nouée entre les équipes d’aCMG et les fondateurs de Smartbeam participe à la réussite de la collaboration.
Chronologie de la collaboration
L’équipe de Smartbeam accompagne ACMG dans la prise en main et la configuration du projet existant, sans surcharge de travail pour les Product Managers. Cette phase d’onboarding leur a permis de prendre leurs marques avec l’outil sans perdre d’informations par rapport au suivi existant.
L’équipe aCMG décide d’inviter le client représentant de Patrizia sur Smartbeam pour lui fournir l’expérience la plus fluide pour le suivi financier du chantier The Louise. Une deuxième phase de test s’enclenche.
Avec plus de 600 documents centralisés dans Smartbeam, aCMG s’engage à plein dans la collaboration.
La collaboration aCMG x Smartbeam se renforce grâce aux retours d’expérience et la mise en place de nouvelles fonctionnalités comme la signature électronique de documents.
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