Cabinet JS2 - Sophie Pialet et Joëlle Serero

Externalisez l'administratif de votre entreprise avec le Cabinet JS2 ! Copy

Les entrepreneurs à l'origine de CreadsLoungeUpLeixeml'agence Dynamite et j'en passe, font confiance au Cabinet JS2 pour déléguer leurs problématiques administratives. Ils leur reconnaissent même des qualités à vous rendre jaloux ! Nous sommes donc allés à la rencontre de Sophie, co-fondatrice du cabinet, pour qu’elle nous en dise un peu plus.

Pouvez-vous me présenter le Cabinet en quelques mots ?

Nous sommes un cabinet d'externalisation administrative et financière, créé à Paris en 2014.

Nous occupons les fonctions de Responsable Administratif et Financier, en temps partagé, chez nos clients. Ces derniers sont en grande majorité des entreprises mais nous travaillons également avec quelques particuliers. Nos missions sont récurrentes et ce système de « temps partagé » et de régularité que nous instaurons est particulièrement apprécié, tant par nos clients que par leurs équipes ! Nous sommes, à titre d’exemple, présentes, physiquement dans l’entreprise, une journée fixe par semaine. Tous les collaborateurs savent dès lors qu'ils peuvent venir poser l’ensemble de leurs questions ce jour-là. Nous sommes évidemment et parallèlement connectées « H24 » avec eux, dès que le besoin s’en fait sentir.

Réactivité, flexibilité, disponibilité, écoute, accompagnement sur-mesure le tout dans une relation de confiance sont les valeurs clés que nous défendons chaque jour et offrons à nos clients.

Qui se cache derrière le Cabinet JS2 ?

Après plusieurs années en tant qu’office manager en entreprise, je me suis mise à mon compte de 2007 à 2014 en tant qu’assistante personnelle pour les particuliers et les professionnels. La clientèle, les besoins et les attentes se développant, c’est naturellement que nous nous sommes rapprochées avec Joëlle, également experte du secteur, pour créer ensemble le cabinet JS2.

La réactivité et la flexibilité étant primordiales dans notre métier, notre association nous permet de développer une clientèle nouvelle tout en restant au plus proche de nos clients existants. Depuis, nous avons grandi et avons accueilli deux nouvelles collaboratrices à temps plein. 

Qui sont vos clients ?

Ils sont actuellement une soixantaine (80% entreprise / 20% particulier) à nous faire confiance et à solliciter activement nos services. En tant que fonction support administratif et financier, nous ne sommes aucunement liées ou cantonnées à un secteur d’activité en particulier. Et…. Heureusement […rire] !  Nos clients proviennent de tous secteurs confondus (immobilier, architecture, digital, agence de communication, avocat, assurance, production musicale, ).

En revanche, nous accompagnons plutôt une typologie de sociétés bien spécifique. Nous nous adressons aux petites structures n’ayant justement pas cette ressource en interne, telles que les TPE, les PME ou les start up. Ces dernières sont d’ailleurs très ouvertes à l’externalisation, vue comme une véritable opportunité de travailler avec quelqu’un de spécialisé dans le domaine. Nous apportons une structure organisationnelle (très souvent inexistante) et une gestion des tâches administratives et financières. Ces questions de culture et d'organisation se posent souvent lors des levées de fonds, moment de la vie d'une entreprise auquel nous sommes bien habituées maintenant.

Très souvent, lorsque nos clients grandissent, ils nous demandent même de les accompagner pour recruter la personne qui …. nous remplacera !  C’est plutôt flatteur et démontre toute la confiance que nous mettons en place avec nos clients.

les clients du Cabinet JS2
Les clients conquis par le Cabinet JS2 

Pourquoi viennent-ils vous voir ?

Une de nos phrases clés est « Vous n’avez pas le temps ? Nous le trouvons pour vous ! ». 

En d’autres mots, nous intervenons à partir du moment où l’administratif, la gestion des factures et autres obligations deviennent trop chronophages. Les dirigeants sont en effet débordés et pris entre l’exigence de développement de leur entreprise et les contraintes administratives qui absorbent leur peu de temps disponible. De plus, dans 97% des cas, ces tâches sont « mal faites », faute de temps et/ou d’expertise. En résumé, nous offrons aux dirigeants l’opportunité de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier et de nous déléguer la gestion du quotidien, de manière sereine et positive.

Face au choix de recruter, plutôt que d'externaliser, comment vous différenciez-vous ?

Notre disponibilité, notre empathie et notre flexibilité sont vraiment appréciées par nos clients. En tant qu’entrepreneuses, nous connaissons et partageons leurs problématiques.  Nos clients trouvent chez nous des personnes capables de comprendre leur aventure, avec une règle d’or que nous imposons: la transparence et la confiance absolues !  Grâce à la confidentialité qu'apporte notre modèle d'externalisation, nous avons accès à des données qu’on ne donnerait pas forcément à des salariés. De plus, au stade de développement de nos clients, il ne fait pas toujours sens de recruter sur des fonctions support, qui sont - par définition - hors de leur cœur de métier. Pour cette typologie de société, l'externalisation apporte donc une réponse plus flexible, plus souple, plus économique face aux contraintes liées à l'embauche.

Vu leurs éloges sur votre page Trustfolio (anciennement PrestaShare), ils sont plus que ravis ! Quel est votre secret ?

Le rapport humain est capital, nous intervenons sur des obligations souvent mensuelles ou tout du moins périodiques, et sommes donc amenées à échanger très souvent avec nos clients. Que ce soit en face à face ou à distance, nous nous intégrons parfaitement dans l’entreprises et ses process. Nous utilisons leurs outils existants et avons des adresses emails de l'entreprise. Au final, pour la plupart des interlocuteurs de nos clients, nous sommes les représentants de l'administratif et notre statut "externe" leur est totalement invisible. Nous travaillons en très bonne intelligence avec les comptables ou avocats de nos clients, ce qui permet de faciliter leur travail d'analyse en aval. Finalement, le secret c'est surtout de s'adapter, que l'on parle d'embauche, de formation, de subvention ou de relances d'impayés, nous nous occuperons de toutes les démarches.

Les qualités du service proposé par JS2 d'après les retours d'expérience de leurs clients
Les qualités du Cabinet JS2 d'après leurs clients

Quelle importance a pour vous la recommandation de vos clients ?

C'est très satisfaisant de voir que nos clients reconnaissent ces qualités sur notre page Trustfolio ! En même temps, nous travaillons dur et nous nous efforçons chaque jour de dépasser leurs attentes.  La recommandation n’est pas forcément une démarche naturelle ; le fait que nos clients aient répondu si rapidement lorsque nous leur avons demandé leur avis, nous rend d'autant plus fières. Donc merci à eux et pour leur confiance !


Pour en savoir plus sur le cabinet JS2, vous pouvez consulter :

 

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