Les formalités pour embaucher un salarié

Votre entreprise est en pleine croissance et vous avez décidé d'embaucher un salarié. Les choses sérieuses commencent au moment où vous vous retrouvez perdus face à la jungle juridique et administrative qu'est le code du travail. Vous avez raison de vous méfier de cette masse d'informations et de détails. Une erreur ou un simple oubli pourrait vite coûter cher. Pour éviter tout faux pas, cet article reprend les formalités importantes que vous allez devoir mettre en place pour accueillir votre nouvelle recrue dans les règles.

Votre to-do list pour embaucher un salarié :

  • Remplir et envoyer la DPAE 
  • Rédiger un contrat de travail
  • Remplir l'immatriculation auprès des caisses de retraite
  • Remplir la DSN
  • Gérer la gestion de paie
  • S'inscrire au registre unique du personnel
  • Organiser la visite d'information et de prévention

Les obligations avant l'embauche

Constituer la DPAE 

C'est la toute première étape de votre to-do list. Vous devez remplir est la Déclaration préalable à l’embauche DPAE, quelque soit la durée d’engagement de votre salarié. Elle permet d’effectuer, en une seule fois, les démarches obligatoires auprès de l’URSSAF.

Elle engendre votre immatriculation au régime général de la Sécurité sociale pour que vous établissiez la liste des salariés embauchés.

Concernant le salarié, elle déclenche son immatriculation à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Il est donc immédiatement couvert en cas d’accident dès son premier jour de travail. Elle l’inscrit également au régime d’assurance chômage et provoque une demande d’adhésion à un service de santé au travail qui amène un examen médical d’embauche de prévention et d’informations obligatoire.

Pour qui ?

La DPAE est obligatoire pour tous les salariés ayant signé un contrat de travail avec votre entreprise. Si vous embauchez un étudiant ou un intérimaire, vous devez également le déclarer en envoyant le formulaire.

Les stagiaires ne signent pas de contrat de travail avec vous, ils n’ont pas le statut de salarié dans votre entreprise, vous n’avez donc pas besoin d’établir une DPAE. 

Par qui ?

C’est un représentant de votre entreprise qui doit la remplir : vous, un manager, un responsable RH, votre expert-comptable, etc.

Quand le faire ?

La déclaration doit être transmise à l’URSSAF dans les huit jours qui précèdent l’embauche (y compris en période d’essai) et au plus tard juste avant l’entrée en fonction du salarié.

Comment faire ?

Le formulaire est disponible directement sur le site net-entreprises.fr. Vous avez le choix de remplir la DPAE en ligne sur ce site ou sur due.urssaf.fr, ou vous pouvez retourner le formulaire par courrier recommandé avec accusé de réception au service « déclaration d’embauche » de l’URSSAF dont relève votre établissement.

Sachez que les entreprises dépassant 50 déclarations au cours de l’année civile sont obligées d’effectuer la déclaration par voie électronique.

L’idée est de lister les informations principales sur l’employeur, votre futur salarié et le type de contrat établi.

7 informations sont essentielles dans cette déclaration :

  • Nom et adresse de votre entreprise
  • Le code APE
  • Le numéro de Siret
  • Le service de santé au travail dont votre entreprise dépend
  • L’identité et le numéro de sécurité sociale de votre salarié
  • Les informations relatives au contrat de travail (le type de contrat, la durée)
  • La date et l’heure de l’embauche

Une fois votre demande envoyée, vous recevrez un accusé de réception avec un volet détachable que vous devrez remettre à votre nouveau salarié, ou lui fournir une copie de la DPAE. Cette étape n’est pas nécessaire si vous lui avez remis un contrat de travail écrit avec comme destinataire l’URSSAF.

Quels sont les risques si je ne l'envoie pas ?

L’absence ou le retard de déclaration préalable à l’embauche peuvent être sanctionnés au titre de travail dissimulé. Vous risquez une peine allant jusqu’à 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement. Vous êtes aussi sujet à des sanctions civiles et administratives (égales à 300 fois le taux horaire du minimum garanti).

Rédiger un contrat de travail

Le salarié doit être informé par écrit des éléments essentiels de son contrat. Pour embaucher un salarié en CDD, le contrat de travail doit être obligatoirement rédigé par écrit, tout comme pour un contrat à temps partiel ou intérimaire. Si c'est un salarié en CDI, il n’y a pas d’obligation de rédiger un contrat par écrit, sauf si la convention collective applicable le prévoit. Néanmoins, il est toujours conseillé de rédiger le contrat par écrit pour prévenir de toutes contestations sur son contenu par la suite. Le contrat doit être remis au salarié dans les deux jours suivant son embauche.

Autre démarche supplémentaire :

Si vous embauchez un salarié pour la première fois, ou que cela fait plus de 6 mois que vous n’avez pas embaucher, vous devez, en plus de la déclaration préalable d’embauche, faire une déclaration préalable à l’inspection du travail par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les obligations après l'embauche

Procéder à l'immatriculation auprès des caisses de retraite 

Une fois que vous avez embauché votre salarié, vous devez établir le premier bulletin de paie. Vous devez accomplir les formalités d’affiliation de ce salarié selon l’institution concernée : l’Arrco (pour tous les salariés) ou l’Agirc (pour les salariés cadres). Ils servent à collecter les cotisations et versent les retraites aux retraités. Vous devez donc connaître les taux de cotisation qui s’appliquent à votre entreprise pour pouvoir bien renseigner le bulletin de paie au moment de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Si votre entreprise a été créée après le 1er janvier 2018, vous allez recevoir votre première DSN et un certificat d’adhésion après votre première embauche. Vous recevrez ainsi les coordonnées de votre caisse Arrco et votre caisse Agirc ainsi que les taux de cotisations applicables à votre entreprise.

Si votre entreprise a été créée avant le 1er janvier 2018, vous avez déjà adhérer à ces caisses et reçu un certificat d’adhésion au moment de la création.

Remplir la DSN 

Depuis le 1er janvier 2017, la DSN remplace les déclarations que les employeurs doivent transmettre aux organismes publics (CPAM, URSSAF, AGIRC, ARRCO, etc) sur leurs salariés. Avec la DSN, les données de la paie et le signalements d’événements (comme un arrêt maladie, une fin de contrat) se transmettent tous les mois sur une plateforme sécurisée. Ces données représentent la situation à un moment donné d’un salarié.

Gestion de la paie

Dès l'embauche d'un premier salarié, il convient de mettre en place une gestion de la paie.

Si vous trouvez la gestion de la paie est une tâche trop chronophage et laborieuse, vous pouvez toujours passer par Payfit, la gestion de vos ressources humaines sera centralisée sur un seul et même outil !

Inscription au registre unique du personnel 

Quelque soit le nombre d’employés au sein de votre entreprise, dès la première embauche vous avez l’obligation de remplir le registre unique du personnel et y inscrire les informations concernant chaque salarié :

  • Identité du salarié : nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité
  • Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise
  • Type de contrat : contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, etc
  • Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant l’autorisation de travail
  • Les stagiaires : nom, prénom, dates de début et de fin de stage

Le registre peut être tenu sur un support numérique.

Chaque salarié doit y être inscrit dans l’ordre chronologique des embauches.

Si une personne est embauchée avec des contrats successifs, chaque contrat devra être indiqué sur une nouvelle ligne du registre avec pour chaque contrat les dates de début et de fin.

L’absence de registre ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 3 750 euros par salarié concerné.

Visite d'informations et de prévention 

Chaque nouveau salarié doit effectuer une visite médicale avant sa prise de fonction ou dans les trois mois suivants.

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